Одной из важнейших предпосылок оптимального развития личности является разработка четких принципов и целей. Постановка цели равноценна ориентации на будущее и определению в нем своего места. Многие позволяют внешним обстоятельствам и спонтанным импульсам определять свои действия и теряют из-за этого контроль над всем контекстом. Знание собственных целей дает возможность полностью использовать весь потенциал и энергию для решения личных проблем и предпринимать лишь те действия, которые приближают к поставленным однажды целям.

А что такое, собственно, цель? Цель описывает будущий результат, т. е. состояние в конце процесса. Информация о цели касается прежде всего:

• содержания: чего необходимо достичь;
• качества: насколько хорошо и каким образом необходимо чего-то достичь;
• сроков: к какому моменту цель должна быть достигнута;
• смысла: что должно дать достижение цели.

Важным этапом на пути к успешному самоменеджменту является поиск целей, их постановка и формулирование.

Для целей характерны:

• приемлемость для участников процесса их достижения;
• измеримость: возможность количественной и качественной оценки;
• определенность во времени, сроках достижения: к какому моменту времени планируется достижение той или иной цели. Если цель не связана со временем ее достижения, то это тоже самое, что ее отсутствие;
• достижимость: цель должна быть реальной. Если цели недостижимы, то страдает мотивация;
• гибкость: должна существовать возможность для корректировки цели в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти;
• конкретность: цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы можно было однозначно определить, в каком направлении двигаться;

Взаимная поддержка: следует стремиться к тому, чтобы разные цели дополняли друг друга. Нельзя допускать конфликта целей.

Существуют различные виды целей. Рассмотрим их классификацию (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Классификация целей

Любой развивающийся организм, будь то предприятие или человек, предполагает постановку целей. Поскольку речь идет о самоменеджменте, необходимо более подробно рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в будущее, т. е. ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что нужно делать, а о том, для чего это делается.

Цели - это то, к чему стремятся, что намечено достигнуть, предел, намерение, которое должно осуществиться, ориентир, на который направлена наша деятельность, который ведет нас через трудности и преграды действительности. Цели не дают человеку расслабиться.

Постановка цели требует выражения в виде четких намерений и в точных формулировках наших явных и скрытых потребностей, интересов, желаний и задач, а также ориентировки наших действий и поступков на эти цели и их выполнение.

Исходя из этого, постановка цели главным образом состоит в правильной оценке работы. Если для такой оценки нет ни критериев, ни средств измерения, то невозможно узнать хорошо или плохо она выполнена.

Цели являются представлениями, направленными в будущее. Чтобы их достичь, нужно задумать что-либо и реализовать это. В противном случае это не цели, а только планы или намерения. Без целей отсутствует критерий оценки, по которому можно было бы измерять трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определено то, чего необходимо достичь.

Цели являются «подстрекателями» действий, мотивами, определяющими активность человека. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что можно потерять цель из виду. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому. Поэтому ежедневно, выполняя какую-либо работу, нужно задавать себе вопрос: приближает ли то, что в данный момент выполняется к достижению поставленной цели?

Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда нужно придти и куда попасть нежелательно, т. е. самоопределение.

Установление личных целей позволяет:

• лучше осознать имеющийся в отношении карьеры выбор;
• убедиться в правильности избранного пути;
• лучше оценить уместность действий и опыта;
• убедить окружающих в верности высказанной точки зрения;
• получить дополнительные силы, расслабиться;
• укрепить чувство порядка и покоя;
• повысить вероятность достижения желаемых результатов;
• сконцентрировать силы на ключевых направлениях.

Постановка целей - постоянный непрекращающийся процесс, поскольку они не задаются раз и навсегда. Цели могут с течением времени изменяться, например, если в процессе контроля за их реализацией выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными.

В силу нестабильности в экономике, обществе и других сферах, переменчивости событий в жизни человека, цели также могут меняться, поскольку внешняя среда оказывает значительное влияние на людей. Но к проблеме изменения целей следует подходить следующим образом: цели корректируются всякий раз, когда этого требуют обстоятельства. В этом случае процесс изменения целей носит сугубо ситуационный характер.

Тратить свои силы, время и энергию на реализацию тех или иных целей имеет смысл только тогда, когда цель, к которой стремится человек, действительно является тем, что развивает его личность и прокладывает ему путь к уравновешенной и счастливой жизни. Чтобы усилия не пропали втуне, но четко прикладывались в направлении достижения главной жизненной цели, следует еще раз спросить себя, действительно ли поставленные цели это то, что нужно и на самом деле служат удовлетворению потребностей и амбиций. В этой связи будет небесполезно ответить себе на следующие вопросы:

• Собственная воля или влияние извне: действительно ли поставленная цель является личной или же она в гораздо большей степени принадлежит начальнику, супруге, другу и т. д.?
• Социальная значимость: насколько цель интересует тех людей, мнение которых имеет важное значение?
• Вопрос цены: действительно ли нужно тратить свою энергию, время и деньги для достижения поставленной цели?
• Актуальность: насколько эта цель актуальна в сложившихся обстоятельствах?

Эффективное самоуправление требует составления индивидуальных целевых планов. Такие планы строятся на основе личной жизненной стратегии. При этом необходимо, чтобы личные цели соответствовали собственным представлениям и не определялись извне. Ясное формулирование целей является предпосылкой их реализации, и все последующие решения обязаны согласовываться с этими целевыми планами. Любое личное решение должно быть шагом в направлении поставленной цели.

Выбор четких, ясных и, самое главное, правильных целей - процесс очень важный для каждого человека. Если у человека есть осознанная цель, на нее направляются все его силы. Цели служат концентрации сил на действительно ключевых направлениях. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться, означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах. К сожалению, не все могут четко выделить главные устремления в своей жизни и карьере.

Постановка целей – важная часть планирования деятельности компании и тем самым ее будущего. С помощью целей принимаются основополагающие решения о желаемом состоянии компании в будущем.

Без ясно поставленных целей компания находится в процессе постоянной импровизации и вынуждена плыть по течению происходящих событий. Она уступает любой компании, осмысленно устанавливающей собственные цели, и как следствие демонстрирует низкие или посредственные результаты деятельности. Таким образом, постановка целей в условиях конкуренции имеет особое стратегическое значение.

Пока управление компанией осуществляется авторитарными методами, когда цели компании определяются и реализуются ее руководством, нет необходимости устанавливать четкие цели для всех уровней. Постановка целей заменяется выдачей указаний, а настоящая цель предприятия остается тайной руководства.

Но если каждый сотрудник обязан действовать и принимать решения на делегированном ему участке работы самостоятельно, он должен знать, на какую цель ориентировать свою деятельность. Только так можно скоординировать деятельность каждого сотрудника на различных уровнях иерархии управления с общей целью компании.

Благодаря целенаправленной координации деятельности сотрудников на всех должностях и во всех подразделениях компании существенно повышается результативность их работы. Тем самым предотвращается опасность того, что сотрудники могут отвлечься на второстепенные вопросы и при выполнении своих задач потерять из виду главную цель. Снижается риск принятия сотрудниками решения, противоречащего цели, поставленной руководством компании.
В то же время поставленные цели образуют стандарт контроля работника. Поэтому они должны формулироваться соответствующим образом и по возможности выражаться в количественных показателях.
Как правило, управление по целям является более эффективным и существенно повышает результаты хозяйственной деятельности компании. При этом становится возможным вести постоянный контроль и адаптироваться к меняющимся потребностям.
Задача постановки цели решается в компании на самых разных иерархических уровнях:

общая цель компании определяется ее учредителями либо руководством компании, объясняется, почему компания вообще была создана, почему продолжает свою деятельность и в каких целях осуществляется ее деятельность;
из общей цели компании вытекают цели руководства компании. Они определяют путь, по которому руководство должно пройти, чтобы достичь установленной общей цели компании;
далее необходимо установить цель, которую должен достичь каждый сотрудник на занимаемой им должности в компании. Эти цели, определяющие деятельность сотрудников на самых различных уровнях иерархии управления, должны сочетаться с общей целью компании и вытекать из целей вышестоящих должностей;
помимо целей, устанавливающих главное направление деятельности сотрудника на определенной должности, выдвигаются конкретные цели, так называемые плановые задания. Они содержат показатели, которых сотрудник должен достичь в своей деятельности на делегированном ему участке работы за определенный период.
В соответствии с иерархической структурой организации управления компанией тем самым создается иерархия целей (целевая иерархия), которая сформирована сверху вниз и имеет форму пирамиды:

На основе целей каждой должности, входящих в пирамиду целей компании, разрабатываются как кратко-, так и долгосрочные конкретные цели (планы) деятельности работника на этой должности.

Общая цель компании устанавливает обязательную для всех нижестоящих целей высшую норму. Координация поставленных целей возлагается на руководство компании. В его задачи входит согласование целей, поставленных перед сотрудниками на различных должностях, их включение в систему целей и тем самым построение замкнутой иерархии целей. Ценную помощь в этом могут оказать сформированные в компаниях штабы планирования.

Итак, для руководства компании управление по целям одновременно означает обязанность определять развитие компании на основании принимаемых им принципиальных решений. Это явно творческая работа, не ограниченная рамками сохранения существующего положения дел и постоянно требующая привлечения новых идей.

Однако, формулируя различные цели, нужно стараться избегать звучных, но бессодержательных обобщений, так называемых пустых клише. Необходимо выбирать такие формулировки, которые благодаря своей ясности дают сотруднику конкретные ориентиры и направления в его движении к заданной цели.

Тема 2. Постановка целей в работе менеджера

1. Значение постановки целей

2. Нахождение целей

3. Лучевые диаграммы в планировании целей

4. Баланс успехов и неудач

1. Значение постановки целей

Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Каждое предприятие предполагает постановку це­лей. Поскольку в этой книге речь идет о самоменедж­менте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели озна­чает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть до­стигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что Вы делаете, а о том для чего Вы делаете. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсут­ствует критерий Оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Цели, кроме того, яв­ляются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если Вы заранее четко и однозначно не определите то, чего Вы хотите.

Цели являются «подстрекателями» наших дей­ствий, мотивами, определяющими нашу активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряже­ния, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышле­ние в масштабах целей способствует тому, что частно­сти подчиняются целому.

Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:

 Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?

Постановка целей - перманентный процесс, по­скольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в про­цессе контроля за реализацией выясняется, что преж­ние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или занижен­ными.

Постановка целей означает сознательное осущест­вление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для нашего самоменеджмен­та фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т. е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.

Если у меня есть осознанная цель, на нее направля­ются и мои неосознанные силы. Цели служат концент­рации сил на действительно ключевых направлениях.

Знать свои цели и последовательно к ним стремить­ся означает концентрировать свою энергию на дейст­вительно важных делах, вместо того чтобы понапрас­ну тратить свои силы.

В основу этой главы положен следующий процесс постановки целей.

2. Нахождение целей

Вы хотите достичь большего - иначе бы Вы не приобрели эту книгу. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить время и средства. Необ­ходимы определенные методы и тщательная диспози­ция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:

 Каких целей Вы хотите достичь?

 Согласуются ли они между собой?

 Существуют ли так называемая высшая цель и оп­ределенные промежуточные цели на пути к глав­ной?

 Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (слабые стороны)?

Добейтесь ясности цели!

Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате Вы сможете вопло­тить в действительность свои собственные ценности.

Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.

1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни.

Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.

2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими сотрудниками.

Как надо: Я хочу для каждого сотрудника каждую неделю зарезервировать час дополнительного вре­мени, чтобы побеседовать с ним на профессиональ­ные и личные темы.

Подобные конкретные, ориентированные на опре­деленные действия цели можно непосредственно пла­нировать, например фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовать по этапам.

Точно опишите то, чего Вы конкретно хотите до­стичь!

Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые пред­ставления и желания. Таким образом Вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запе­чатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автома­тически приобретают обязательный характер: зафик­сированные на бумаге, они побуждают к перманентно­му анализу, перепроверке и ревизии.

^ Мы хотим в этом разделе побудить Вас к тому, чтобы Вы с помощью различных упражнений про­думали свои цели, конкретно их сформулировали, систематизировали и письменно изложили.

От общих представлений о жизненных устремле­ниях к инвентаризации целей!

Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней.

(1) Разработка общих представлений о жизненных ус­тремлениях.

(2) Дифференциация во времени жизненных целей.

(3) Разработка путеводных представлений в профессио­нальной сфере.

(4) Инвентаризация целей.

Набросайте общие представления о жизненных ус­тремлениях.

Попробуйте изобразить для себя возможную кар­тину Вашей будущей жизни. Не горюйте по поводу неудач и поражений в прошлом: здесь уже в любом случае ничего не изменишь, но из этого необходимо извлечь уроки!

«Кривая» моей жизни.

Как протекала до сих пор Ваша жизнь?

В чем состояли Ваши крупнейшие успехи? Где были поражения? В профессиональной сфере? В личной?

Как Вы представляете себе свое будущее?

До какого возраста Вы хотели бы дожить?

Чего еще хотите достичь?

На какие удары судьбы или поражения Вы рас­считываете?

 Нарисуйте Вашу «жизненную кривую» и пометьте то место, где Вы сейчас находитесь. Рядом с экстремальными точками Вашей «жизнен­ной кривой»

 напишите ключевые слова, характери­зующие успехи или неудачи.

 Попробуйте представить себе свое будущее и про­должите «кривую» дальше.

Дифференцируйте свои жизненные цели по времен­ным критериям.

При этом несущественно, окажутся ли Ваши соб­ственные представления реалистическими или уто­пическими,- этот аспект будет рассмотрен позже. Значительно важнее сейчас выяснить, что пред­ставляют собой Ваши «жизненные линии», опреде­ляющие Ваше существование, а также каковы ваши желания, к исполнению которых Вы будете стре­миться в ближайшие годы. Даже кажущиеся пона­чалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни.

Уясните себе с помощью нижеследующего упраж­нения, с какими событиями Вы должны считаться в ближайшие 20 лет Вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т. д.) и свой возраст.

Подобными особыми событиями могут быть:

Поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия;

Выход на пенсию отца или матери;

Выход на пенсию непосредственного начальника,

Истечение сроков платежей по долгосрочным кре­дитам;

Высвобождение вложенных денежных средств и т. п.

Временной ряд для нахождения личных целей

Этот временной ряд ставит Ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения.

Впишите в графы следующего формуляра все же­лаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

Долгосрочные жизненные цели, путеводные ориен­тиры и т. д. Чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?

Среднесрочные цели.

Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?

Краткосрочные цели.

Чего Вы хотите добиться уже в ближайшие 12 ме­сяцев?

На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

Выделите свои профессиональные ориентиры!

Чем бы вы охотнее всего занимались в профессио­нальном отношении? Если бы Вы могли свободно выб­рать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы Вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

Стать управляющим в средней фирме XY - отрасли.

Стать членом правления фирмы X или Y.

Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).

Быть причисленным к ведущим специалистам.

Достичь должности в государственном аппарате.

Добиться звания профессора или доктора.

Занимать нынешнюю должность до выхода на пен­сию и укреплять свое положение.

Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

Сделать политическую карьеру в качестве...

Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в Люнебургской Долине.

3. Лучевые диаграммы в планировании целей

Например, цель в профессиональном аспекте вашей жизни, ключевом для вас, может состоять в том, чтобы стать директором. Свою задачу вы, воз­можно, видите в получении повышения в течение предстоящих двух лет. Шаги, которые призваны помочь вам в решении этой задачи, могут быть оп­ределены следующим образом: сдать квалификаци­онный экзамен, произвести впечатление на комис­сию по назначениям, проявить себя перед началь­ством. Более частными могут стать следующие задачи: прослушать специальный курс, исследовать документацию за предшествующие периоды, изу­чить технику сдачи экзаменов, взять консультацию по технике прохождения интервью, изучить отче­ты и информационные бюллетени компании, вов­ремя завершить работу над значительным проек­том, выступить с инициативой, принять участие в подготовке рождественского концерта (рис. 2).

Изложите свои цели на первой странице ежед­невника или органайзера (более подробно об их выборе и использовании читайте в главе 3), так что­бы они всегда были у вас перед глазами. Ежедневно сверяйтесь с ними и каждый год заново оценивайте и корректируйте. Ваши ценности и цели могут с те­чением времени меняться. Если так, то при пере­смотре целей и задач подобные перемены также должны учитываться.

Таким образом, вы разрабатываете собственный стратегический план. План призван обеспечить реа­лизацию ваших целей за счет предложения стратагем их достижения. Именно так действуют те, кто добился в жизни успеха.

Лучевые диаграммы

Казалось бы, с постановкой целей и задач все ясно, однако не исключено, что при попытке вы­работать четкую их картину голова у вас пойдет кру­гом. Бывает, что никак не удается определиться с собственными жизненными целями и заглянуть в будущее дальше чем на весьма короткую перспек­тиву, и в итоге жизнь течет как бы сама по себе, а вы лишь плывете по течению.

Если эта работа представляет для вас значитель­ную трудность, можете воспользоваться инструмен­том организации мыслей. Называется он лучевой диаграммой и может оказаться полезным не только при определении целей, но и для поиска решений по самому широкому кругу проблем.

Многие люди испытывают затруднения при об­щении с незнакомыми людьми, когда необходимо что-то рассказать о себе. Изложение мыслей на бу­маге во многом сходно с представлением их другим людям. Особенно трудно бывает мыслить упорядо­чение, как бы составляя столь привычный нашему глазу нумерованный список. Лучевая диаграмма по­могает отобразить мысли в том виде, который в наибольшей мере соответствует естественному спо­собу человеческого мышления, а именно - пepeскакивая с одного предмета на другой.

Возьмите чистый лист бумаги, напишите в центре свое имя и обведите его кружком. Вокруг имени разместите ключевые аспекты своей жизни, о ко­торых намерены поразмышлять, например: «Работа», «Семья», «Досуг», «Общественная деятель­ность», «Религия» и т. д. Также обведите их кружка­ми и соедините лучами с центральным кругом. Об­ратитесь по очереди к каждому из внешних круж­ков и отметьте рядом с ним любые свои мысли по данному аспекту. Каждый мысленный тезис соеди­ните с кружком, к которому он имеет отношение, будь то самый близкий по расположению или лю­бой другой. Другие свои мысли также соедините с любым из исходных кружков или с уже отмеченны­ми мыслями и линиями связей. Не старайтесь мыс­лить категориями целей, излагайте все, что приходит на ум. В итоге на бумаге будет выстроена конструкция из кружков и разнонаправленных линий (рис. 3).

Сами собой начнут проявляться наиболее важ­ные темы. Если диаграмма слишком усложнится, возьмите один из кружков, например кружок «День­ги», перенесите его в центр другого листа и про­должите развитие сюжета (рис. 4).

Когда мысли иссякнут и построения будут за­вершены, взгляните на свои диаграммы и вы уви­дите, на чем предстоит сосредоточить усилия. Вы получите импульс к размышлению о своей жизни, о том, чего вы действительно от нее ждете. В резуль­тате жизненные цели как таковые не оформятся, но вы посмотрите на жизнь в перспективе и рас­крепостите процесс мышления.

Если захотите в большей степени сфокусировать внимание на каком-то одном предмете, например на профессиональной карьере, поместите в центр листа кружок «Работа», расположите вокруг имена людей, имеющих к ней отношение, и все ее этапы. Или начните с одного человека, например с на­чальника, и подумайте над каждым аспектом своей профессиональной деятельности.

4. Баланс успехов и неудач

Определив, «куда я хочу?», продумайте вопрос, «где я нахожусь?» Надо проанализировать Ваши лич­ные сильные и слабые стороны. С этой целью еще раз рассмотрим Вашу «кривую жизни и с помощью следующего упражнения выявим Ваши до сих пор крупнейшие успехи в работе и в личной жизни. Какие способности, знания, опыт и т. п. были необ­ходимы, чтобы достичь этих успехов? Попытайтесь при этом установить те способности, которые привели к соответствующему результату.

Путем анализа своих способностей Вы определите, что вы вообще можете совершить, т. е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы распо­лагаете. Речь идет о дальнейшем развитии этого по­тенциала. Но это лишь одна сторона медали.

С другой стороны, Вы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Составьте также баланс своих крупнейших неудач и поражений и отметьте, следствием отсутствия ка­ких качеств они были. Подумайте далее над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу.

Сильные и слабые стороны

Следующим шагом сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важней­шие сильные и слабые стороны. Подобный «срез» лич­ных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей.

Анализ «цель - средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, вре­менные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленной в предыдущем разделе «инвентарной описи» целей и выберите пять важнейших целей. Определите необходимые для дос­тижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.

По профессиональным (карьерным) целям под руб­рикой «Средства» укажите необходимую для их дос­тижения квалификацию и поставьте конкретные реа­листичные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.

Система управления является целенаправленной системой, организованной для достижения целей. Цель представляет собой желаемое состояние будущего, которого пытается достичь организация. Значение целей обусловлено тем, что любая организация существует ради определенного результата.

Значимость целей

Осознание организационных целей вносит определенную упорядоченность в деятельность фирмы за счет следующего:

1. Цель является источником мотивации и вовлеченности. Благодаря ясности цели сотрудники понимают, к какому конкретно результату стремится организация в целом или же подразделение, в котором работают они. Стратегическая цель содержит ответ на вопрос «зачем организация существует». Определенный, исходя из данной цели, стратегический план может подсказать сотрудникам, какие действия на своем рабочем месте они должны предпринять для достижения общей цели. Цели способствуют самоопределению сотрудника, снижают нео-пределенность в делах и отношениях с другими, в возможной карьере. В свою очередь снижение неопределенности повышает мотивацию человека трудиться добросовестнее, если он разделяет искренне поставленные перед организацией цели.
2. Цель является основой для принятия решений. Разрабатывая дерево целей и составляя план, менеджеры получают представление о том, к чему стремится организация, а значит, на своем рабочем месте им легче принять те решения, которые для общего дела будут полезны.
3. Цель позволяет установить стандарты деятельности. При ясной цели известно, что и в какие сроки конкретно должно быть достигнуто. Цели задают результаты деятельности организации и выступают критерием их оценки.

Эффективная цель уже содержит в себе основные ресурсы, а значит, избавляет высшее руководство от пустого поиска стратегических ресурсов.

Значение целей достаточно велико, поскольку в организации должны приниматься только те решения, которые реализуют цели ее функционирования.

Менеджер, перед собой поставивший задачу совершенствования организации, но не уточнивший целей ее, рискует предложить лучший способ выполнения ненужных функций или лучший путь достижения неудовлетворительного конечного результата.

Итак, понятие цели в современном менеджменте - одно из ключевых. Без определения данного понятия, без выявления соотношения целей и средств достижения целей, оценки эффективности и путей достижения целей нельзя решить проблему эффективного управления. Цель – это самый первый шаг в управлении, а определение целеполагание - это начало любой управленческой деятельности.

Важность целеполагания

Целеполагание - один из важнейших моментов менеджмента, один из важнейших этапов в деятельности организации. Целеполагание является основой успеха управления и основой успеха любых стратегических инициатив.

Неправильное или нечеткое установление цели может привести к тому, что система управления, даже если она устроена должным образом, работает в полной мере, неэффективно, поскольку усилия управленческого аппарата расходуются нецеленаправленно. Это значит, что без четко сформулированных целей нельзя комплексно решать ни одну проблему, связанную с построением организации, с планированием деятельности ее, оценкой ее эффективности, разработкой стратегии.

Когда цель сформулирована не точно и нечетко:

1. требовать четкой организации работ бесполезно, поскольку правильно выбрать средства достижения цели невозможно;
2. невозможно выявить критерий, по которому можно сказать о достижении ее;
3. невозможно рассчитать эффективность текущей работы организации, а также скоординировать деятельность ее структурных подразделений;
4. практически невозможно организовать работу аппарата управления четко и оценить эффективность ее;
5. нельзя рационально распределить обязанности между сотрудниками управленческого аппарата и оценить деятельность каждого из них.

Негативные последствия ошибок при стратегическом целеполагании еще более разрушительны для компаний. Определение целей, соответствующих органичному и естественному развитию внутренней и внешней системы компании, является единственным путем к созданию фундамента для стабильного ее развития, которое составляет суть успеха каждой организации.

Принципы постановки целей

Можно выделить следующие ключевые принципы постановки целей организации:

1. Цель определяется назревшей потребностью и возможностями достижения ее. При возникновении любой проблемы или потребности стремление к ее решению является естественным. Но в данном случае цель может быть установлена настолько сложно, что ресурсы, имеющиеся в распоряжении, ее достичь не позволяют. Для формилировки целей важно знать потребности и проводить анализ возможностей удовлетворения таких потребностей. Цель должна быть реальной всегда.
2. Цель должна быть конкретная и конечная для исполнителей, помимо формулировки иметь количественное выражение или возможность сопоставления с определенной базой, задаваться на конкретный временной период.
3. Постановка цели производится в несколько этапов. Изначально цель ставится в соответствии с назревшей или прогнозируемой потребностью. Далее для ее достижения изыскиваются ресурсы с применением принципов системного подхода. И, наконец, определив все ресурсы, которые привлечь можно, уточняют цель и период достижения ее. Так, постановка цели осуществляется по схеме: цель - средство достижения ее - цель.
4. Цели систем низшего уровня должны быть совместимыми с целями систем высшего уровня и направленными на достижение последних, т.е. в совокупности цели систем низшего уровня образуют цель системы вышестоящего уровня. Итак, цель объединения может быть достигнута, только если подцели, образующие ее, достигаются подразделениями объединения.
5. Между деревом целей и деревом объектов управления желательно достижение наибольшего соответствия. Структура системы целей должна соответствовать структуре объекта управления, тогда каждая из целей достигается конкретным подразделением. В таком случае растет целенаправленность деятельности каждого из элементов производственной системы.

Построение дерева целей

Построение дерева целей может быть осуществлено по признакам, перечисленным в таблице 1.

Таблица 1 - Совокупность признаков целей, оказывающих влияние процесс построения дерева целей

Построение дерева целей может вестись с помощью метода декомпозиции цели нулевого уровня на основные и частные или же с помощью метода композиции целей высших уровней из целей низших уровней. Всегда существует несколько вариантов интеграции и дифференциации целей, при этом предпочтительным является вариант, наибольшей степени соответствующий дереву объектов управления.

Вывод

Таким образом, отметим, что постановка целей в процессе управления является настолько важной, что было разработано множество методических подходов, чтобы стимулировать менеджера заниматься данной деятельностью. На практике широкую популярность получили такие методы, как: управление по целям, оперативное и стратегическое управление. Дерево целей следует признать основным аналитическим инструментом, который позволяет определить и оптимизировать взаимосвязи миссии и целей каждой организации со стратегиями ее реализации.

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

Значение постановки целей

Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к.

цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет(но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

Нахождение целей

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии.

СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ

Установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целей для последующей стадии планирования.

Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей.

3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Также, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Основные правила планирования времени:

1. Соотношение (60:40).

Опыт показывает,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей” времени.

2. Сведение задач воедино – план действий.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность – системность – последовательность .

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование.

Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

5. Восполнение потерь времени.

Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установление временных норм.

Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

8. Срок исполнения.

Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка – перепроверка .

План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов.

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).